Combien de temps conserver une preuve électronique ?

À retenir — Il n’existe pas une durée unique applicable à toutes les preuves électroniques. La durée dépend de la finalité du traitement, du délai pendant lequel un droit peut être exercé, des obligations spéciales éventuelles et des engagements pris envers les utilisateurs. Cinq ans peut constituer une règle cohérente pour certains dossiers civils, mais ne doit pas devenir un prétexte pour conserver sans distinction tous les contenus et toutes les données d’un compte.

Partir de la finalité, pas du stockage disponible

La première question n’est pas « combien de temps pouvons-nous garder le fichier ? », mais « pourquoi aurions-nous encore besoin de ce fichier ? ». Pendant la phase active, le courrier reste accessible pour fournir le service : consultation, suivi et téléchargement. Une fois cette phase terminée, les mêmes données ne devraient plus rester à la disposition des équipes courantes.

Une seconde finalité peut néanmoins apparaître : répondre à une contestation, établir la version envoyée ou défendre les droits d’une partie. La CNIL qualifie cette étape d’archivage intermédiaire. Elle exige un tri : seules les données indispensables sont conservées, dans un environnement séparé et avec des accès restreints.

La facture suit encore une autre finalité et une autre durée. Le choix marketing relatif à un prospect suit sa propre règle. Une matrice de conservation doit donc comporter une ligne par catégorie et par objectif au lieu d’appliquer un nombre unique à toute la base.

Ce que dit le délai civil de cinq ans

L’article 2224 du Code civil prévoit que les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’agir. Ce texte explique pourquoi une entreprise peut choisir cinq ans comme horizon probatoire pour des opérations susceptibles de donner lieu à une action civile.

Il ne signifie pas que chaque courrier doit obligatoirement être conservé cinq ans. Il ne signifie pas non plus que le délai commence toujours le jour de l’envoi. Le fait générateur, la connaissance du litige, un texte spécial, une suspension ou une interruption peuvent modifier l’analyse. Un conseil doit valider le point de départ adapté aux usages du service.

Une politique raisonnable peut fixer une règle opérationnelle de cinq ans après le dernier événement connu, tout en prévoyant une procédure de gel pour les dossiers réellement litigieux et une revue des cas particuliers. La transparence est essentielle : la personne doit savoir que cette durée est une politique probatoire documentée et non une obligation universelle.

Conservation active et archive ne sont pas équivalentes

Un document consultable chaque jour par les équipes ou depuis tous les comptes reste en phase active. Le qualifier d’archive ne change pas son usage réel. Pour qu’un archivage intermédiaire ait un sens, le paquet doit être séparé physiquement ou logiquement, retiré des fonctions ordinaires et accessible seulement à des personnes qui disposent d’un besoin précis.

Cela permet d’organiser un cycle lisible : un an d’accès courant, puis une archive chiffrée jusqu’au terme global de cinq ans. Le document n’est donc pas détruit après un an ; il change de régime d’accès. Cette distinction réduit l’exposition quotidienne tout en préservant le dossier lorsque sa conservation reste justifiée.

À l’échéance, la purge doit couvrir le manifeste, les fichiers chiffrés, les index de recherche et les copies techniques. Les sauvegardes isolées suivent une rotation propre et une restauration doit réappliquer le registre des suppressions.

Que doit contenir une preuve conservée ?

L’article 1366 du Code civil relie la force probante de l’écrit électronique à l’identification de son auteur et aux conditions garantissant son intégrité. Une archive composée uniquement d’une empreinte peut permettre de vérifier un document présenté plus tard, mais elle ne permet pas de reconstituer ce document si toutes les parties l’ont perdu.

Un paquet robuste rassemble donc le PDF exact horodaté, les pièces jointes exactes si elles font partie de la promesse de preuve, les identités utilisées lors de l’envoi, les références, les événements et un manifeste d’intégrité. Les fichiers doivent être chiffrés, et chaque déchiffrement doit vérifier l’empreinte du fichier chiffré puis celle du document restitué.

La conservation du paquet ne justifie pas celle de tout le compte. Le mot de passe, les sessions, les préférences et le carnet d’adresses peuvent être supprimés indépendamment grâce aux snapshots figés lors de l’envoi.

Gérer les accès et le gel contentieux

Une archive probatoire perd une partie de sa protection si tous les administrateurs peuvent la télécharger sans justification. Un accès doit comporter l’identité de l’acteur, sa date, le motif, l’action et, si possible, la référence du dossier. Le fichier exporté doit être placé dans un répertoire protégé, transmis par un canal adapté puis détruit selon la procédure du dossier.

Lorsqu’un contentieux est ouvert avant la purge, un gel peut suspendre la suppression. Il ne doit pas être permanent par défaut. Son activation et sa levée sont journalisées, et une revue périodique vérifie si le dossier justifie toujours l’exception.

Documenter la décision

Une politique de conservation probatoire devrait réunir :

1. la finalité exacte du paquet ;
2. la base légale et l’analyse d’intérêt légitime ;
3. les catégories incluses et exclues ;
4. le point de départ et l’échéance ;
5. les habilitations et le journal d’accès ;
6. le traitement des sauvegardes et prestataires ;
7. la procédure de gel, de revue et de purge ;
8. l’information donnée aux expéditeurs et destinataires.

Pour comprendre la composition du dossier, lisez comment fonctionne la preuve Mail Certificate ?. Le rôle du document et de l’intention est détaillé dans intention de l’expéditeur et preuve électronique. Retrouvez enfin les limites générales dans courrier certifié : définition, preuves et usages et notre page preuve électronique, conservation et eIDAS.

Une durée publiée doit s’accompagner d’une vérification juridique. Elle doit rester cohérente avec le produit réellement déployé, les contrats, les sauvegardes et la capacité technique de purger les données à l’échéance.