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Juridique
Ces conditions définissent le fonctionnement du service, la conservation probatoire, les responsabilités et la fermeture du compte.
Mail Certificate fournit un parcours de courrier électronique avec PDF horodaté et suivi des états disponibles. Les présentes conditions doivent être lues avec la politique de confidentialité et la page consacrée au cadre de la preuve électronique.
Mail Certificate est un service d'envoi de courrier électronique qui associe au PDF un jeton d'horodatage électronique qualifié et enregistre les états gérés par l'application.
Le paquet probatoire désigne l'ensemble chiffré composé du PDF horodaté exact, des pièces jointes exactes, des identités figées des parties, des références, des statuts et de la chronologie disponible.
L'archive intermédiaire désigne le stockage séparé du service courant, réservé aux finalités probatoires et accessible uniquement de manière ponctuelle, motivée et journalisée.
Le gel contentieux désigne la suspension documentée d'une purge lorsqu'un litige ou une procédure rend la preuve encore nécessaire.
Les présentes conditions régissent l'accès au service, l'achat et l'utilisation des crédits, l'envoi des courriers, leur suivi et la conservation des preuves.
L'inscription et l'utilisation du service valent acceptation des présentes conditions. L'expéditeur doit vérifier si son acte est soumis à un canal ou à des formalités particulières.
L'expéditeur rédige son courrier, ajoute ses pièces jointes et renseigne les coordonnées du destinataire. Un PDF propre à chaque destinataire est généré et horodaté. Le destinataire reçoit une notification et dispose du délai indiqué dans le parcours pour accepter ou refuser l'accès.
Le service enregistre les états disponibles : création, envoi, acceptation, refus ou expiration, ainsi que les identifiants techniques de livraison retournés par les prestataires.
La fermeture du compte de l'expéditeur ou du destinataire ne met pas fin à une remise déjà engagée. La transaction poursuit son cycle grâce aux informations figées lors de l'envoi, sans réutilisation commerciale de ces données.
L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, à les maintenir à jour, à protéger son mot de passe et à signaler toute utilisation non autorisée.
Mail Certificate conserve les mots de passe sous une forme dérivée et révoque les sessions et jetons lors de la fermeture du compte. Les clés d'archive et de session sont séparées.
L'expéditeur détermine le contenu, les destinataires et la finalité de son courrier. Il garantit disposer d'un fondement lui permettant de traiter les coordonnées et d'envoyer le document.
Il lui appartient de choisir le canal adapté. Mail Certificate ne doit pas être utilisé lorsqu'un texte, un contrat ou une autorité impose une lettre recommandée électronique qualifiée, une lettre recommandée papier ou une autre formalité que le service ne fournit pas.
L'expéditeur vérifie le document, les pièces jointes, les coordonnées et les références avant validation.
Les crédits d'envoi et d'archivage sont achetés en ligne. Les tarifs applicables sont ceux affichés au moment de la commande et les paiements sont traités par Stripe.
Un compte disposant encore d'un solde payé ne peut pas être clôturé automatiquement. L'utilisateur doit contacter le support afin que le solde soit examiné, remboursé ou traité avant la fermeture.
Les informations journalisées, le PDF horodaté, les pièces jointes et les états du parcours peuvent constituer des éléments de preuve. Leur appréciation finale appartient aux parties, aux conseils, aux autorités ou au juge compétent.
Les courriers et pièces restent accessibles dans le service courant pendant un an après l'envoi. Ce passage hors de l'accès courant ne détruit pas la preuve : le paquet probatoire complet est conservé sous forme chiffrée pendant cinq ans après le dernier événement de l'envoi.
La durée de cinq ans constitue la politique probatoire de Mail Certificate au regard du délai civil de droit commun. Elle n'est pas présentée comme une obligation propre aux prestataires de LRE qualifiée.
Une extraction de l'archive nécessite un motif, une habilitation et une journalisation. À l'échéance, le paquet est supprimé automatiquement, sauf gel contentieux motivé. La nécessité du gel est réexaminée et sa levée est tracée.
Les factures et pièces comptables suivent leur durée légale propre.
La fermeture autonome supprime le compte actif, le profil, la société, le carnet d'adresses, les moyens d'authentification et les sessions. Elle conserve les envois en cours et les paquets probatoires justifiés.
La fermeture du compte est distincte d'une demande RGPD portant sur toutes les occurrences d'une personne, notamment lorsqu'elle apparaît comme destinataire d'un courrier envoyé par un autre utilisateur.
Une demande transversale est adressée au support. La réponse précise les catégories effacées, celles conservées, leur finalité, leur base, leur échéance et l'état des demandes adressées aux prestataires.
Le droit à l'effacement peut être limité lorsqu'une donnée reste nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Mail Certificate met en œuvre des mesures raisonnables de sécurité, d'intégrité, de sauvegarde et de disponibilité, sans garantir l'absence totale d'interruption ou d'incident.
La preuve repose sur un faisceau d'éléments. Le jeton d'horodatage qualifié soutient la date, l'heure et l'intégrité du PDF auquel il est lié ; il ne qualifie pas à lui seul l'identité du destinataire ou l'ensemble du service comme LRE qualifiée.
L'utilisateur doit télécharger les pièces utiles à ses dossiers et signaler sans délai une incohérence de statut, de document ou de coordonnées.
Les traitements, durées, destinataires, transferts éventuels et modalités d'exercice des droits sont détaillés dans la politique de confidentialité.
Les prestataires techniques reçoivent uniquement les données nécessaires à leur mission. Les demandes de suppression ou de limitation sont suivies séparément lorsqu'elles ne peuvent pas être exécutées immédiatement par l'API.
Pour toute question contractuelle, écrivez à contact@mail-certificate.com.