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Juridique
Cette politique décrit les traitements de données, le cycle de vie des courriers, la conservation probatoire et les droits des personnes.
Mail Certificate protège les données personnelles traitées dans le cadre du site et du service. La fermeture d'un compte, l'effacement des données actives et la conservation limitée d'une preuve répondent à des finalités différentes. Ils ne doivent pas être confondus avec une anonymisation irréversible.
Mail Certificate est responsable des traitements dont elle détermine les finalités et les moyens essentiels, notamment la gestion des comptes, la sécurité, la facturation, le suivi technique des envois, le traitement des demandes de droits et la constitution de son registre probatoire.
L'expéditeur demeure responsable des coordonnées et du contenu qu'il décide de déposer et d'envoyer. Selon le contexte, Mail Certificate peut agir pour son compte pour l'acheminement de ces données. Une demande relative au contenu d'un courrier peut donc nécessiter l'information ou l'instruction de l'expéditeur, sans empêcher Mail Certificate de traiter directement les données relevant de sa propre responsabilité.
L'exception au droit à l'effacement pour la défense de droits en justice ne constitue pas, à elle seule, une base légale. Elle explique pourquoi une demande d'effacement peut ne pas entraîner la destruction d'une preuve encore nécessaire et proportionnée.
Pour qu'une preuve reste vérifiable après la fermeture d'un compte ou la suppression d'un contact, elle ne peut pas être anonymisée au point de rompre le lien entre les parties et l'envoi. Mail Certificate conserve donc, lorsque cette conservation est justifiée, un paquet probatoire comprenant le PDF horodaté exact, les pièces jointes exactes, les identités figées utilisées lors de l'envoi, les références, les statuts et la chronologie disponible.
Le manifeste et chaque fichier sont chiffrés en AES-256-GCM. L'archive est séparée de la base active et inaccessible aux routes ordinaires du service. Une extraction nécessite une personne habilitée, un motif et, lorsqu'elle existe, une référence de dossier. La consultation est journalisée. Un gel contentieux suspend la purge uniquement lorsqu'il est motivé et doit être levé dès qu'il n'est plus nécessaire.
| Catégorie | Base ou finalité | Durée |
|---|---|---|
| Compte, profil, société, authentification et carnet actif | Contrat | Pendant la relation, puis effacement à la clôture |
| Envoi en cours de remise | Contrat et intérêt légitime à achever le service engagé | Jusqu’à acceptation, refus ou expiration du délai de remise |
| Courrier et pièces accessibles dans le service | Contrat | 1 an après l’envoi |
| Paquet probatoire complet chiffré | Intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits | 5 ans après le dernier événement, sauf gel contentieux motivé |
| Factures et pièces comptables | Obligation légale | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Dossier d’exercice d’un droit | Démonstration du traitement de la demande | 5 ans après sa clôture |
| Sauvegardes techniques isolées | Sécurité et continuité | Rotation maximale de 30 jours |
| Choix relatifs aux cookies | Consentement et preuve du choix | 6 mois avant nouvelle sollicitation en principe |
Le délai probatoire de cinq ans est une politique propre à Mail Certificate établie par référence au délai civil de droit commun. Il ne doit pas être compris comme la reprise d'une obligation applicable à une LRE qualifiée. Le point de départ ou la durée peuvent être adaptés lorsqu'un texte spécial ou un contentieux documenté le nécessite. Au terme applicable, le paquet est supprimé ; seules des statistiques irréversiblement anonymisées peuvent subsister sans limite RGPD.
La fermeture du compte efface le profil actif, la société, le carnet, les jetons et les sessions. Un contact supprimé disparaît réellement du carnet actif. Si un envoi est encore en cours, il poursuit son cycle grâce aux informations figées au moment de l'envoi, puis rejoint l'archive à son état définitif.
Une fermeture autonome ne recherche pas automatiquement toutes les occurrences d'une personne comme destinataire des courriers d'autres expéditeurs. Une demande RGPD adressée au support déclenche cet inventaire transversal. La réponse indique les données effacées, les preuves éventuellement conservées, leur finalité, leur base, leur échéance et l'état des demandes adressées aux prestataires.
Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de Mail Certificate et, dans la mesure nécessaire, aux prestataires effectivement utilisés : hébergement, Stripe pour le paiement, SendGrid ou Brevo pour les messages transactionnels, Twilio pour la vérification et Certigna/Dhimyotis pour l'horodatage.
Lorsque des données sont traitées hors de l'Espace économique européen, le transfert doit reposer sur une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie prévue par le RGPD. Les demandes de suppression ou de limitation sont transmises aux prestataires concernés et leur traitement est suivi.
Les sauvegardes sont chiffrées, isolées des usages courants et soumises à une rotation maximale de 30 jours. Une restauration est effectuée hors trafic et s'accompagne de la réapplication du registre des suppressions afin qu'une personne précédemment effacée ne redevienne pas active.
Le droit à l'effacement n'est pas absolu. Une conservation limitée peut rester nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice. Vous pouvez demander l'accès aux données archivées vous concernant et contester la base ou la durée retenue.
Adressez votre demande à contact@mail-certificate.com ou à Mail Certificate, 37 A Avenue Egle, 78600 Maisons-Laffitte. Précisez les identifiants à rechercher et, si possible, les références des courriers. Une réponse est apportée en principe sous un mois, sous réserve des prolongations prévues par le RGPD. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.