Envoyer un document confidentiel par LRE

Envoyer un document confidentiel par LRE répond à deux questions à la fois : qui pourra l’ouvrir, et comment prouver qu’il a été transmis. Bulletin de salaire, dossier médical, contrat de cession, pièces d’un litige : ces documents ne doivent pas circuler dans une simple pièce jointe. La lettre recommandée électronique (LRE) Mail Certificate délivre une preuve de dépôt immédiate, un horodatage certifié eIDAS par Certigna et un accusé de réception. En LRE Plus, à 2,40 €, un code SMS est envoyé sur le téléphone du destinataire avant l’ouverture. Ce guide explique comment préparer l’envoi et ce que ce code vérifie.

Qu’est-ce qu’un document confidentiel ?

Un document est confidentiel lorsque sa divulgation à une mauvaise personne causerait un préjudice à quelqu’un : à vous, au destinataire, à un client ou à un tiers. En pratique, quatre familles reviennent.

• Les données personnelles sensibles : santé, opinions, appartenance syndicale, données génétiques. Le RGPD les classe parmi les « catégories particulières » et en encadre strictement le traitement (article 9).
• Les données financières et d’identité : avis d’imposition, relevés bancaires, bulletins de salaire, copie de pièce d’identité, RIB. Ce sont les pièces les plus recherchées en cas d’usurpation d’identité.
• Les informations couvertes par un secret professionnel : échanges avec un avocat, dossiers d’un expert-comptable, informations médicales confiées à un soignant.
• Les secrets d’affaires : tarifs négociés, procédés, fichiers clients, projets de rachat. L’article L151-1 du Code de commerce les protège lorsque l’information n’est pas connue du public, a une valeur commerciale et fait l’objet de mesures de protection raisonnables.

Ce dernier critère compte : choisir un canal d’envoi maîtrisé fait partie des mesures de protection que l’on peut faire valoir.

Les obligations de l’expéditeur

L’expéditeur d’un document confidentiel a des obligations qui varient selon sa situation.

• Sécuriser les données personnelles. Une entreprise, une association ou un professionnel qui envoie les données d’autrui doit prendre des mesures de sécurité adaptées au risque (article 32 du RGPD) et ne transmettre que les données nécessaires (principe de minimisation, article 5).
• Réagir à une erreur d’envoi. Un document personnel parti chez le mauvais destinataire constitue une violation de données. Si elle présente un risque pour les personnes concernées, le responsable de traitement la notifie à la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD).
• Respecter le secret professionnel. La révélation d’une information à caractère secret par la personne qui en est dépositaire est punie d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende (article 226-13 du Code pénal).
• Prouver la transmission. Quand le document doit être remis avant une échéance (pièces d’un dossier, éléments demandés par un auditeur, documents d’une vente), il faut pouvoir montrer qu’il est parti à temps et qu’il a été reçu.

Pour un particulier qui envoie ses propres justificatifs, le RGPD ne s’applique pas de la même façon, mais le risque reste concret : une pièce d’identité interceptée sert à ouvrir des comptes ou des crédits à votre nom.

Procédure étape par étape

1. Identifier le destinataire exact : une personne nommée plutôt qu’une adresse générique partagée par un service.
2. Vérifier ses coordonnées par un canal indépendant : annuaire officiel, contrat, appel au standard.
3. Réduire le document au nécessaire : masquez les numéros inutiles, retirez les pages qui ne sont pas demandées.
4. Exporter en PDF et vérifier qu’aucun commentaire ni historique de modification ne subsiste.
5. Choisir la formule : LRE Standard pour un document courant, LRE Plus dès que le destinataire doit être vérifié par un second canal.
6. Envoyer et conserver la preuve de dépôt, puis l’accusé de réception.
7. Supprimer les copies de travail une fois l’envoi confirmé, si vous n’avez pas besoin de les garder.

Document	Risque principal	Formule conseillée
Courrier commercial sans donnée personnelle	Faible	LRE Standard
Bulletins de salaire, avis d’imposition	Usurpation d’identité	LRE Plus
Données de santé	Atteinte à la vie privée	LRE Plus, destinataire nommé
Contrat, accord de confidentialité	Divulgation d’un secret d’affaires	LRE Plus
Pièces d’un litige	Contestation de la transmission	LRE Standard ou Plus selon le contenu

Ce que vérifie le code SMS de la LRE Plus

Avec la LRE Plus, l’expéditeur indique le numéro de téléphone portable du destinataire. Au moment d’ouvrir le courrier, le destinataire reçoit un code par SMS sur ce numéro et doit le saisir pour accéder au document.

Concrètement, ce code vérifie que la personne qui ouvre le courrier a accès à deux canaux à la fois : la boîte électronique et le téléphone indiqués par l’expéditeur. Si quelqu’un d’autre consulte la boîte électronique partagée d’un service, il ne peut pas ouvrir le document sans le téléphone du destinataire.

Le code ne remplit pas pour autant le rôle d’une vérification d’identité civile, comme le contrôle d’une pièce d’identité. Il est donc essentiel de saisir le bon numéro, obtenu auprès du destinataire lui-même ou d’une source fiable. C’est le niveau de contrôle qui convient à la plupart des documents confidentiels de la vie courante et des échanges professionnels.

Les erreurs à éviter

• Envoyer à une adresse générique. « contact@ » ou « accueil@ » sont lus par plusieurs personnes ; visez une personne nommée.
• Joindre le mot de passe dans le même message. Si vous protégez un PDF par mot de passe, transmettez celui-ci par un autre canal, par exemple au téléphone.
• Oublier les métadonnées. Un fichier Word peut conserver les modifications suivies et les commentaires ; exportez toujours en PDF.
• Envoyer plus que demandé. Un relevé bancaire complet n’est pas utile quand seul le RIB est demandé.
• Ignorer un refus. Si le destinataire refuse le courrier ou le laisse expirer, ne renvoyez pas le même document à une autre adresse sans avoir vérifié la situation.
• Garder des copies partout. Plus il existe de copies, plus le risque de fuite grandit : centralisez les preuves et le document final.

Comment envoyer un document confidentiel par LRE ?

Le parcours Mail Certificate se fait en trois étapes :

1. Rédigez ou joignez : écrivez un court message d’accompagnement en ligne et ajoutez le document confidentiel en PDF.
2. Renseignez le destinataire : son adresse électronique et, pour la LRE Plus, son numéro de téléphone portable.
3. Validez et payez : 1,50 € en LRE Standard, 2,40 € en LRE Plus avec code SMS.

La preuve de dépôt arrive immédiatement, accompagnée d’un horodatage eIDAS fourni par Certigna, qui fixe le moment exact de l’envoi. L’accusé de réception renseigne ensuite l’acceptation, le refus ou l’expiration du courrier après 15 jours. L'équivalent de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), 100 % en ligne, dès 1,50 €.

Sans abonnement et avec une inscription gratuite, la lettre recommandée avec accusé de réception en ligne revient environ cinq fois moins cher que l’envoi papier, que La Poste affiche à partir de 7,35 €. Elle part à toute heure, 24h/24 et 7j/7. Le mail recommandé présente aussi les différences entre les deux formules.

Modèle de lettre d’accompagnement d’un document confidentiel

[Prénom et nom ou raison sociale]
[Adresse]
[Adresse électronique]

À l’attention de [Prénom et nom du destinataire]
[Organisme ou entreprise]

Objet : transmission confidentielle – [Nature du document] – [Référence du dossier]

[Lieu], le [Date]

Madame, Monsieur,

Comme convenu le [Date de la demande], je vous adresse ci-joint [description précise du document et nombre de pages].

Ce document contient des informations confidentielles. Il vous est destiné personnellement et ne doit être communiqué qu’aux personnes qui en ont besoin pour [finalité : instruction du dossier, audit, signature].

Si ce courrier vous est parvenu par erreur, je vous remercie de me prévenir à [Adresse électronique ou téléphone] et de supprimer le document sans le consulter ni le transférer.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]

Document confidentiel : ce qu’il faut retenir

• Un document confidentiel doit être adressé à une personne nommée, à des coordonnées vérifiées.
• Le RGPD impose une sécurité adaptée au risque et la notification à la CNIL d’une fuite à risque sous 72 heures.
• La LRE Mail Certificate prouve l’envoi par une preuve de dépôt horodatée eIDAS et indique la réception.
• La LRE Plus ajoute un code SMS : l’ouverture demande l’accès à la boîte électronique et au téléphone du destinataire.
• Envoyez le minimum nécessaire, en PDF, et transmettez un éventuel mot de passe par un autre canal.

Questions fréquentes

Un e-mail classique suffit-il pour transmettre un document confidentiel ?

Un e-mail classique ne permet ni de vérifier qui ouvre le message ni de prouver facilement sa réception. Le document reste aussi dans les boîtes d’envoi et de réception, parfois transféré sans contrôle. Pour un document sensible, préférez un envoi qui date le dépôt, indique la réception et, si besoin, demande un code au destinataire, comme la LRE Plus de Mail Certificate.

Que vérifie exactement le code SMS de la LRE Plus ?

Le code est envoyé au numéro de portable saisi par l’expéditeur. Le destinataire doit le taper pour ouvrir le courrier. Cela montre que la personne qui ouvre a accès à la fois à la boîte électronique et au téléphone indiqués. Il ne s’agit pas d’un contrôle de pièce d’identité : l’exactitude du numéro, vérifiée auprès du destinataire, reste la clé.

Peut-on envoyer des données de santé par lettre recommandée électronique ?

Oui, à condition d’adresser le courrier à une personne nommée, à des coordonnées vérifiées, et de ne joindre que les pièces nécessaires. La LRE Plus est alors conseillée, car elle ajoute un second contrôle à l’ouverture. Un professionnel de santé doit en outre respecter les règles propres au partage des données de santé et au secret médical.

Que faire si un document confidentiel part au mauvais destinataire ?

Contactez immédiatement la personne qui l’a reçu pour lui demander de le supprimer sans le transférer, et gardez une trace de cette demande. Si vous êtes une organisation et que le document contient des données personnelles, évaluez le risque : une violation présentant un risque doit être notifiée à la CNIL dans les 72 heures, et les personnes concernées doivent parfois être informées.

Faut-il protéger le PDF par un mot de passe avant l’envoi ?

Ce n’est pas obligatoire, mais c’est une protection supplémentaire utile pour les documents les plus sensibles. Communiquez alors le mot de passe par un autre canal, au téléphone par exemple, jamais dans le même courrier. Avec la LRE Plus, le code SMS joue déjà le rôle de second facteur à l’ouverture : le mot de passe reste un complément.

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