Le recommandé électronique et le consentement du destinataire vont de pair dès que ce destinataire est un particulier : l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques exige qu’il ait accepté au préalable de recevoir des envois recommandés électroniques. Face à une entreprise, un assureur ou une administration, cette condition ne s’applique pas. Ce guide explique ce que dit le texte, qui doit consentir, comment recueillir cet accord et le conserver. Avec la lettre recommandée électronique (LRE) Mail Certificate, vous envoyez ensuite votre courrier en ligne, avec preuve de dépôt et accusé de réception.
Qu’est-ce que le consentement du destinataire ?
Le consentement du destinataire est l’accord donné par une personne, avant tout envoi, pour recevoir des lettres recommandées par voie électronique plutôt que sur papier. Il porte sur le mode de réception, pas sur le contenu d’un courrier en particulier : la personne accepte qu’on lui écrive en recommandé électronique, à une adresse e-mail donnée.
Il ne faut pas le confondre avec l’acceptation de chaque envoi. Lorsqu’une LRE est expédiée, le destinataire est informé qu’un courrier l’attend et dispose d’un délai pour l’accepter ou le refuser. Ce choix, propre à chaque lettre, intervient après le consentement préalable, qui reste la condition de départ lorsque le destinataire n’est pas un professionnel.
La logique est celle de l’équivalence avec la lettre recommandée papier. Tout le monde a une adresse postale, mais tout le monde ne consulte pas une messagerie, ou pas toujours la même. Le législateur a donc réservé l’envoi électronique aux particuliers qui l’ont choisi, pour qu’un courrier important ne se perde pas dans une boîte e-mail abandonnée.
Ce que prévoit l’article L100 du CPCE
L’article L100 du Code des postes et des communications électroniques a été créé par la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016. Il pose trois règles :
- l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences du règlement européen eIDAS sur les services d’envoi recommandé électronique ;
- lorsque le destinataire n’est pas un professionnel, il doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques ;
- le prestataire peut proposer que le contenu de l’envoi soit imprimé sur papier puis acheminé au destinataire.
Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, codifié aux articles R53 et suivants du même code, précise le fonctionnement de la lettre recommandée électronique :
| Étape | Ce que prévoit le décret |
|---|---|
| Identification | Vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire selon les niveaux fixés par la réglementation européenne |
| Dépôt | Preuve de dépôt remise à l’expéditeur, avec un numéro d’envoi unique et une date fixée par horodatage électronique qualifié |
| Conservation | Preuve de dépôt conservée par le prestataire au moins un an |
| Information du destinataire | Message électronique l’informant qu’une LRE lui est destinée, sans révéler l’identité de l’expéditeur |
| Délai de choix | Quinze jours à compter du lendemain de l’information pour accepter ou refuser |
| Réception | Preuve de réception en cas d’acceptation, ou trace du refus ou de la non-réclamation |
Deux points ressortent pour l’expéditeur. D’abord, le texte vise le consentement « exprimé à l’expéditeur » : c’est à vous qu’il appartient de l’obtenir, même si un prestataire peut vous aider à le recueillir. Ensuite, la loi ne fixe pas de forme pour ce consentement. Le guide pratique de la Direction générale des entreprises conseille de le recueillir sur un support qui permet d’en apporter la preuve.
Professionnel ou particulier : qui doit consentir ?
La distinction porte sur la qualité du destinataire au moment de l’envoi.
| Destinataire | Consentement préalable | Exemples |
|---|---|---|
| Professionnel | Non requis | Entreprise, commerçant, artisan, assureur, banque, agence immobilière, bailleur social |
| Particulier | Requis | Locataire, propriétaire bailleur particulier, client consommateur, copropriétaire |
| Particulier employeur | Requis | Personne qui emploie un salarié à domicile |
| Personne morale sans activité professionnelle | À apprécier | Certaines associations ; recueillir l’accord est la voie prudente |
Pour un professionnel, la DGE indique qu’il suffit d’utiliser son adresse e-mail professionnelle, ou l’adresse dédiée qu’il a éventuellement communiquée. Elle conseille simplement de le prévenir, pour qu’il ne soit pas surpris par la notification.
Pour un particulier, l’accord est une condition de validité de l’envoi en tant que lettre recommandée. Service-Public.fr l’illustre à propos du congé du locataire : la lettre recommandée électronique est valable si le bailleur particulier a accepté au préalable ce mode d’envoi. Notre guide sur le congé du locataire détaille ce cas.
Certains secteurs ont organisé ce consentement de manière spécifique. En copropriété, le décret du 17 mars 1967 encadre l’accord exprès du copropriétaire pour recevoir les notifications et mises en demeure par voie électronique ; notre article sur les notifications électroniques en copropriété en présente les modalités.
Comment recueillir et prouver le consentement
La forme est libre, mais le consentement doit pouvoir être démontré si le destinataire le conteste. Plusieurs supports sont possibles :
- une clause du contrat signé avec le particulier : bail, contrat de prestation, conditions générales acceptées, précisant l’adresse e-mail retenue ;
- un avenant à un contrat existant, lorsque la relation a commencé sans cette clause ;
- un document séparé signé ou validé par le particulier, portant uniquement sur la réception de lettres recommandées électroniques ;
- un échange écrit dans lequel le destinataire répond expressément qu’il accepte, et que vous archivez.
Dans tous les cas, le consentement doit être lié à une adresse e-mail précise. Un accord donné pour une adresse ne vaut pas pour une autre. Prévoyez aussi la possibilité de le retirer : un particulier qui change d’avis doit pouvoir revenir au courrier papier pour les envois suivants.
Pour une démarche ponctuelle, Service-Public.fr décrit une méthode simple : avant d’envoyer la LRE, adresser un e-mail au particulier pour lui demander son accord, en lui laissant quinze jours pour accepter ou refuser la proposition. Gardez sa réponse dans votre dossier.
Procédure étape par étape
- Qualifiez le destinataire. Professionnel ou particulier ? En cas de doute, traitez-le comme un particulier.
- Cherchez un consentement existant : clause du contrat, avenant, accord écrit antérieur.
- À défaut, sollicitez l’accord par un message clair, indiquant l’adresse e-mail concernée et la possibilité de refuser.
- Archivez la réponse avec sa date, dans le dossier du destinataire.
- Vérifiez l’adresse e-mail au moment de l’envoi : elle doit être celle pour laquelle l’accord a été donné.
- Envoyez la LRE et conservez la preuve de dépôt.
- Suivez l’accusé de réception : acceptation, refus ou expiration du délai.
Si le particulier refuse ou ne répond pas, l’envoi électronique n’est pas ouvert pour cette démarche. L’expéditeur recourt alors aux autres modes prévus par le texte applicable, comme la lettre recommandée papier, la signification par commissaire de justice ou la remise en main propre contre récépissé.
Les erreurs à éviter
- Considérer qu’une adresse e-mail connue vaut accord. Avoir déjà échangé par courriel avec un particulier ne signifie pas qu’il a consenti à recevoir des recommandés électroniques.
- Recueillir l’accord sans en garder la trace. Un consentement donné oralement sera difficile à prouver.
- Utiliser une autre adresse que celle consentie. Le consentement porte sur une adresse déterminée.
- Ignorer un retrait du consentement. Un particulier qui revient sur son accord doit être de nouveau contacté par courrier papier.
- Appliquer la règle aux professionnels. Exiger l’accord d’une entreprise retarde inutilement l’envoi.
- Confondre consentement et acceptation. Le consentement préalable n’oblige pas le destinataire à accepter chaque lettre ; il garde le choix pendant le délai de quinze jours.
Exemple de formule de consentement
Cette formule peut être insérée dans un contrat, un bail ou un formulaire. Adaptez-la à votre relation et conservez la version acceptée.
Je soussigné(e) [Nom] [Prénom], demeurant [Adresse], accepte de recevoir de la part de [Nom de l’expéditeur] des lettres recommandées électroniques, conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, à l’adresse électronique suivante : [Adresse e-mail].
Je m’engage à informer [Nom de l’expéditeur] de tout changement de cette adresse. Je peux retirer ce consentement à tout moment, par écrit ; il cessera alors de s’appliquer aux envois postérieurs à la réception de ce retrait.
Fait le [Date], à [Lieu].
[Signature ou validation électronique]
Comment envoyer un recommandé électronique avec Mail Certificate ?
Une fois le consentement vérifié, ou lorsque le destinataire est un professionnel, l’envoi se fait en trois étapes :
- Rédigez ou joignez votre courrier, avec ses pièces jointes.
- Indiquez le destinataire : son nom et l’adresse e-mail pour laquelle il a donné son accord, ainsi que son mobile si vous choisissez la LRE Plus et son code SMS.
- Validez et payez : le courrier part immédiatement, 24h/24 et 7j/7.
Le dépôt est horodaté par Certigna, prestataire de confiance qualifié au sens du règlement eIDAS, et vous recevez une preuve de dépôt immédiate. Le destinataire est averti par e-mail ; son acceptation, son refus ou l’expiration de l’envoi au bout de 15 jours sont enregistrés dans votre accusé de réception. L’équivalent de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), 100 % en ligne, dès 1,50 €.
La LRE Standard coûte 1,50 € et la LRE Plus 2,40 €, sans abonnement ; l’inscription est gratuite. Le service est présenté en détail sur la page lettre recommandée électronique, et le cadre juridique sur la page législation.
Consentement du destinataire : ce qu’il faut retenir
- L’article L100 du CPCE impose le consentement préalable d’un destinataire qui n’est pas un professionnel.
- Aucun accord n’est requis pour écrire en recommandé électronique à une entreprise ou à un professionnel.
- La forme du consentement est libre, mais il doit pouvoir être prouvé et viser une adresse e-mail précise.
- Le consentement se distingue de l’acceptation de chaque lettre, possible pendant quinze jours.
- Sans accord du particulier, l’expéditeur utilise les autres modes prévus par le texte applicable.
- Un consentement peut être retiré pour les envois futurs.
Questions fréquentes
Faut-il l’accord d’une entreprise pour lui envoyer une LRE ?
Non. L’article L100 du CPCE ne prévoit le consentement préalable que pour un destinataire qui n’est pas un professionnel. Une entreprise, un commerçant, un assureur ou une agence immobilière peuvent recevoir une lettre recommandée électronique à leur adresse e-mail professionnelle. La Direction générale des entreprises conseille seulement de les prévenir pour faciliter le traitement de la notification.
Sous quelle forme un particulier doit-il donner son consentement ?
La loi n’impose aucune forme. Le consentement peut figurer dans une clause du contrat, un avenant, un formulaire dédié ou un échange écrit. L’essentiel est de pouvoir le prouver : conservez le document signé ou le message dans lequel le particulier accepte, avec sa date et l’adresse e-mail concernée. Un accord purement oral serait très difficile à démontrer.
Le destinataire peut-il refuser une LRE après avoir donné son accord ?
Oui. Le consentement préalable autorise l’envoi électronique, mais le destinataire reste libre d’accepter ou de refuser chaque lettre pendant quinze jours. Son refus, comme l’absence de réaction, est enregistré et daté. Les effets de ce refus dépendent ensuite du texte qui encadre votre démarche ; notre guide sur la LRE refusée ou non réclamée en présente les suites possibles.
Un consentement donné pour une adresse vaut-il pour une autre ?
Non. Le consentement porte sur la réception de recommandés électroniques à une adresse déterminée. Si le particulier change d’adresse e-mail, demandez-lui de confirmer la nouvelle par écrit avant tout envoi. Prévoir cette obligation d’information dans la clause de consentement évite qu’une lettre parte vers une messagerie qu’il ne consulte plus.
Le consentement peut-il être retiré ?
Rien n’interdit au particulier de revenir sur son accord, et prévoir ce retrait dans la clause de consentement est une bonne pratique. Le retrait vaut pour les envois futurs : une lettre déjà envoyée avant sa réception n’est pas remise en cause. Après un retrait, l’expéditeur revient aux modes d’envoi papier pour les courriers suivants.
Le consentement est-il nécessaire entre copropriétaires et syndic ?
Oui, pour les notifications et mises en demeure adressées par le syndic à un copropriétaire. Le décret du 17 mars 1967 organise l’accord exprès du copropriétaire pour la voie électronique, avec ses propres modalités de recueil et de retrait. Le syndic doit donc vérifier, copropriétaire par copropriétaire, l’existence de cet accord avant d’envoyer une convocation ou une notification électronique.
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Les atouts du parcours
Pourquoi Mail Certificate est pertinent pour cet usage
- Le jeton d’horodatage électronique qualifié utilisé est reconnu comme tel dans les États membres de l’Union européenne.
- Un jeton d’horodatage électronique qualifié est apposé au PDF par le service Certigna utilisé par Mail Certificate.
- Le parcours enregistre les états d’envoi, d’acceptation, de refus et d’expiration.
- Mail Certificate Plus propose une vérification par code envoyé au destinataire.
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