Face à un loyer impayé, la relance par lettre recommandée est la première étape formelle à la disposition du bailleur. Elle rappelle au locataire son obligation de payer, fixe un délai de régularisation et prépare, si nécessaire, les étapes suivantes : appel à la caution, signalement à la CAF puis commandement de payer. Avec la lettre recommandée électronique (LRE) Mail Certificate, la relance part le jour même, accompagnée d’une preuve de dépôt immédiate et d’un accusé de réception daté. Voici la procédure à suivre et un modèle de relance prêt à adapter.
Qu’est-ce qu’une relance pour loyer impayé ?
La relance est un courrier par lequel le bailleur, ou son gestionnaire, signale au locataire qu’une échéance de loyer ou de charges n’a pas été réglée et lui demande de régulariser. Service-Public.fr décrit une progression en deux temps : d’abord une lettre simple, puis, si elle reste sans effet, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
Il faut distinguer trois documents qui n’ont pas le même rôle :
- la relance amiable, souvent une lettre simple ou un e-mail, qui sert à vérifier qu’il ne s’agit pas d’un oubli ;
- la relance par lettre recommandée, qui vaut mise en demeure lorsqu’elle demande clairement le paiement dans un délai précis ;
- le commandement de payer, qui n’est pas un courrier du bailleur mais un acte délivré par un commissaire de justice, préalable à la mise en œuvre de la clause résolutoire.
La lettre recommandée n’est donc pas imposée par la loi au stade de la relance, mais Service-Public.fr la conseille pour une lettre de relance de loyer impayé : elle date votre démarche et démontre votre bonne foi si le dossier va plus loin.
Les règles qui encadrent un impayé de loyer
L’obligation de payer. La loi du 6 juillet 1989 oblige le locataire à payer le loyer et les charges aux termes convenus dans le bail.
Pas de frais de relance ni de pénalités. L’article 4 de la même loi interdit les clauses qui mettent à la charge du locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance, ainsi que celles qui prévoient des amendes ou des pénalités en cas de manquement au bail. Votre relance ne peut donc pas ajouter de « frais de dossier ».
La caution. Dès le premier impayé, vous pouvez vous tourner vers le garant. Avec une caution solidaire, vous pouvez réclamer directement le paiement à la caution ; avec une caution simple, vous devez d’abord vous adresser au locataire. Si le logement est couvert par la garantie Visale, l’impayé doit être déclaré dans les 30 jours.
La CAF ou la MSA. Lorsque le locataire perçoit une aide au logement, vous devez signaler l’impayé dès qu’il atteint un certain montant : deux fois le loyer net hors charges si l’aide vous est versée directement, deux fois le loyer hors charges si elle est versée au locataire. Service-Public.fr conseille de faire ce signalement par lettre recommandée avec accusé de réception.
La clause résolutoire et le commandement de payer. Les baux signés depuis le 29 juillet 2023 contiennent obligatoirement une clause résolutoire. Pour l’activer, un commissaire de justice délivre au locataire, puis à sa caution, un commandement de payer. Le locataire dispose alors de 6 semaines pour régler sa dette.
Le délai pour agir. Le bailleur peut réclamer les loyers et charges impayés pendant 3 ans.
Procédure étape par étape
- Vérifiez l’impayé : relevé bancaire, quittances émises, éventuel prélèvement rejeté.
- Contactez le locataire par téléphone ou par lettre simple pour écarter l’oubli.
- Envoyez une relance par lettre recommandée qui fixe un délai de régularisation, généralement de 8 à 15 jours.
- Sollicitez la caution ou l’assurance loyers impayés selon le contrat de garantie.
- Signalez l’impayé à la CAF ou à la MSA si le locataire perçoit une aide au logement et que le seuil est atteint.
- Proposez un échéancier ou une conciliation : le conciliateur de justice intervient gratuitement.
- Mandatez un commissaire de justice pour le commandement de payer si la dette persiste.
| Étape | Qui agit ? | Forme recommandée |
|---|---|---|
| Rappel amiable | Bailleur ou gestionnaire | Lettre simple, e-mail ou appel |
| Relance formelle et mise en demeure | Bailleur ou gestionnaire | Lettre recommandée avec accusé de réception |
| Appel à la caution | Bailleur | Lettre recommandée avec accusé de réception |
| Signalement de l’impayé | Bailleur | De préférence lettre recommandée avec AR |
| Commandement de payer | Commissaire de justice | Acte de commissaire de justice |
| Résiliation du bail et expulsion | Juge des contentieux de la protection | Assignation |
Les erreurs à éviter
- Attendre plusieurs mois avant de relancer : la dette grossit et les démarches auprès de la caution ou de l’assureur se compliquent.
- Facturer des frais de relance ou des pénalités : ces clauses sont interdites par la loi de 1989.
- Rédiger une relance vague : indiquez les mois concernés, le montant exact et la date limite de paiement.
- Oublier la caution ou l’assureur : les contrats prévoient souvent un délai de déclaration.
- Se faire justice soi-même : couper l’eau, changer les serrures ou vider le logement est interdit ; seule une décision de justice permet l’expulsion.
- Envoyer une LRE sans l’accord du locataire : un particulier doit avoir accepté au préalable la voie électronique.
Comment envoyer votre relance de loyer impayé par LRE ?
La lettre recommandée électronique convient bien aux relances locatives, à une condition : le locataire est un particulier, il doit donc avoir accepté de recevoir des envois recommandés électroniques. Le plus simple est de prévoir cet accord dans le bail ou dans un échange écrit au moment de l’entrée dans les lieux. À défaut, prévoyez la voie papier.
- Rédigez ou joignez votre relance. Utilisez le modèle ci-dessous et joignez, si besoin, le décompte des sommes dues.
- Ajoutez le destinataire : le locataire, et la caution dans un envoi distinct si vous l’informez en parallèle.
- Validez et payez. La preuve de dépôt est immédiate et le courrier reçoit un horodatage certifié eIDAS par Certigna.
Le locataire est invité par e-mail à accepter ou refuser la lettre. Avec la LRE Plus, à 2,40 €, il doit en plus saisir un code reçu par SMS sur son portable avant l’ouverture, ce qui confirme que c’est bien lui qui accède au courrier. La LRE Standard coûte 1,50 €. Les deux formules sont sans abonnement, et vous pouvez envoyer votre relance 24h/24 et 7j/7, y compris le jour même de l’échéance manquée.
Les gestionnaires et bailleurs qui suivent plusieurs lots trouveront les usages courants sur la page immobilier.
Modèle de relance de loyer impayé par lettre recommandée
[Prénom Nom du bailleur ou raison sociale du gestionnaire]
[Adresse][Prénom Nom du locataire]
[Adresse du logement loué][Ville], le [Date]
Objet : loyer impayé — relance et mise en demeure de payer
Bail du [Date de signature du bail] — logement situé [Adresse du logement]Madame, Monsieur,
Sauf erreur de ma part, je n’ai pas reçu le paiement du loyer et des charges dus pour [le ou les mois concernés], pour un montant total de [Montant] €, malgré mon précédent rappel du [Date du premier rappel].
Conformément au bail qui nous lie et à l’article 7 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le loyer et les charges doivent être payés aux termes convenus.
Je vous mets en demeure de régler la somme de [Montant] € au plus tard le [Date limite], par [virement sur le compte habituel / tout autre moyen convenu].
Si vous rencontrez des difficultés, je vous invite à me contacter avant cette date afin d’envisager un échéancier.
À défaut de paiement ou d’accord dans ce délai, je me verrai contraint de solliciter la caution, de signaler l’impayé aux organismes concernés et de faire délivrer un commandement de payer par commissaire de justice, en application de la clause résolutoire du bail.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Pièce jointe : décompte des sommes dues au [Date]
Loyer impayé : ce qu’il faut retenir
- Commencez par un rappel simple, puis passez à la lettre recommandée si l’impayé persiste.
- Une relance recommandée claire, chiffrée et datée vaut mise en demeure.
- Aucuns frais de relance ni pénalités ne peuvent être réclamés au locataire.
- La caution, l’assureur et, le cas échéant, la CAF doivent être prévenus dans les délais.
- Le commandement de payer est délivré par un commissaire de justice et ouvre un délai de 6 semaines.
- Une LRE adressée au locataire suppose son accord préalable pour la voie électronique.
Questions fréquentes
Au bout de combien de jours relancer un locataire qui n’a pas payé son loyer ?
Aucun délai légal n’est fixé. En pratique, un rappel amiable quelques jours après la date d’échéance permet d’écarter un simple oubli ou un incident bancaire. Si rien ne bouge, la relance par lettre recommandée peut suivre dans les deux semaines. Réagir vite limite la dette et facilite l’appel à la caution ou à l’assurance.
La relance d’un loyer impayé doit-elle obligatoirement être recommandée ?
Non, aucun texte n’impose la forme recommandée pour une relance. Service-Public.fr la conseille toutefois, car elle date la démarche et prouve que le locataire a été informé. Si la relance demande clairement le paiement dans un délai précis, elle vaut mise en demeure au sens du Code civil, ce qui sera utile si le litige se poursuit.
Peut-on relancer la caution en même temps que le locataire ?
Oui, et c’est souvent utile. Avec une caution solidaire, le bailleur peut réclamer le paiement directement au garant dès le premier impayé. Avec une caution simple, il doit d’abord s’adresser au locataire. Dans les deux cas, envoyez un courrier distinct à la caution, avec le montant dû et la copie de la relance adressée au locataire.
Le locataire peut-il refuser une relance de loyer envoyée par LRE ?
Il peut refuser d’ouvrir la lettre recommandée électronique, mais ce refus est daté et figure dans vos preuves. Service-Public.fr précise qu’un refus ou une absence de réponse n’empêche pas de considérer la lettre comme régulièrement notifiée. Encore faut-il que le locataire ait accepté au préalable la voie électronique ; sinon, utilisez la lettre recommandée papier.
Quand faut-il passer au commandement de payer ?
Lorsque la relance recommandée, l’appel à la caution et la recherche d’un échéancier n’ont pas abouti. Le commandement de payer est délivré par un commissaire de justice et doit comporter plusieurs mentions obligatoires, dont le délai de 6 semaines accordé au locataire. Il est ensuite signalé à la CCAPEX. Passé ce délai, le bailleur peut saisir le juge.
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Les atouts du parcours
Pourquoi Mail Certificate est pertinent pour cet usage
- Le parcours enregistre les états d’envoi, d’acceptation, de refus et d’expiration.
- Un jeton d’horodatage électronique qualifié est apposé au PDF par le service Certigna utilisé par Mail Certificate.
- Mail Certificate Plus propose une vérification par code envoyé au destinataire.
- Les documents et états disponibles peuvent être réunis dans un dossier de preuves clair et chronologique.
Prêt à envoyer votre lettre recommandée ?
Envoyez votre lettre recommandée électronique en quelques minutes, avec preuve de dépôt et accusé de réception, dès 1,50 €.
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