La convocation à entretien préalable est la première étape obligatoire d’une procédure de licenciement pour motif personnel. Le Code du travail impose sa forme, son contenu et un délai minimal avant l’entretien : une erreur sur l’un de ces points rend la procédure irrégulière. Elle peut être envoyée par lettre recommandée électronique (LRE) Mail Certificate, à condition que le salarié ait accepté au préalable la voie électronique. Vous obtenez alors une preuve de dépôt immédiate, un horodatage certifié eIDAS et la date d’acceptation du courrier. Voici les règles exactes et un modèle de convocation.
Qu’est-ce qu’une convocation à entretien préalable ?
Lorsqu’un employeur envisage de licencier un salarié pour motif personnel, disciplinaire ou non, il doit d’abord le convoquer à un entretien. L’objectif est double : exposer au salarié les motifs de la décision envisagée et recueillir ses explications avant toute décision.
La convocation est le courrier qui ouvre cette procédure. Elle ne contient pas la décision de licenciement, qui ne peut intervenir qu’après l’entretien. Elle n’a pas non plus à détailler les faits reprochés : elle annonce l’objet de l’entretien, sa date, son heure, son lieu et les possibilités d’assistance du salarié.
Une procédure comparable existe pour les sanctions disciplinaires autres que l’avertissement, comme la mise à pied ou la mutation disciplinaire. Les règles de délai y sont toutefois différentes, comme nous le verrons plus bas.
Les règles du Code du travail
La forme. L’article L1232-2 du Code du travail prévoit que la convocation est faite par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge. Un e-mail ordinaire, un SMS ou un appel téléphonique ne suffisent pas.
Le délai de 5 jours ouvrables. L’entretien ne peut pas avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre. Selon Service-Public.fr, le jour de la première présentation et celui de l’entretien ne comptent pas. Les jours ouvrables vont du lundi au samedi, hors jours fériés. Si le délai se termine un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.
Exemple donné par Service-Public.fr : pour un salarié qui travaille du lundi au vendredi, si la lettre est présentée un mardi, l’entretien peut avoir lieu au plus tôt le mardi de la semaine suivante.
Les mentions obligatoires. L’article R1232-1 du Code du travail impose d’indiquer :
- l’objet de l’entretien, c’est-à-dire le licenciement envisagé ;
- la date, l’heure et le lieu de l’entretien ;
- la possibilité pour le salarié de se faire assister.
L’assistance du salarié. Dans une entreprise dotée de représentants du personnel, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. En l’absence de représentants du personnel, il peut aussi choisir un conseiller du salarié, extérieur à l’entreprise. La lettre doit alors préciser l’adresse de la mairie et celle de l’inspection du travail où la liste des conseillers est disponible.
La suite de la procédure. La lettre de licenciement ne peut être envoyée moins de 2 jours ouvrables après l’entretien. Lorsque le licenciement est disciplinaire, il doit aussi être notifié au plus tard un mois après l’entretien, et la convocation doit intervenir dans les 2 mois suivant la connaissance des faits par l’employeur.
La voie électronique. L’article L100 du Code des postes et des communications électroniques assimile l’envoi recommandé électronique à la lettre recommandée lorsqu’il respecte les exigences du règlement eIDAS. Le salarié n’étant pas un professionnel destinataire au sens de ces règles, son accord préalable est nécessaire. Sans cet accord, utilisez la lettre recommandée papier ou la remise en main propre contre décharge.
Procédure étape par étape
- Vérifiez le motif et la chronologie : date de connaissance des faits, en cas de motif disciplinaire, et éventuelle mise à pied conservatoire.
- Contrôlez le statut du salarié : un salarié protégé relève d’une procédure spécifique, avec autorisation de l’inspection du travail.
- Vérifiez l’accord du salarié pour recevoir des envois recommandés électroniques, s’il doit recevoir une LRE.
- Fixez la date de l’entretien en comptant au moins 5 jours ouvrables pleins après la présentation de la convocation, avec une marge de sécurité.
- Rédigez la convocation avec l’objet, la date, l’heure, le lieu et les modalités d’assistance adaptées à votre entreprise.
- Envoyez-la et conservez la preuve de dépôt et la date de présentation ou d’acceptation.
- Tenez l’entretien, puis respectez le délai de 2 jours ouvrables avant de notifier la décision.
| Étape | Délai | Référence |
|---|---|---|
| Convocation, motif disciplinaire | Dans les 2 mois suivant la connaissance des faits | Code du travail, L1332-4 |
| Entretien préalable | Au moins 5 jours ouvrables après la présentation | Code du travail, L1232-2 |
| Lettre de licenciement | Au moins 2 jours ouvrables après l’entretien | Code du travail, L1232-6 |
| Licenciement disciplinaire | Au plus tard un mois après l’entretien | Code du travail, L1332-2 |
Les erreurs à éviter
- Fixer l’entretien trop tôt. Un délai inférieur à 5 jours ouvrables rend la procédure irrégulière, même si le salarié se présente.
- Oublier les adresses de la mairie et de l’inspection du travail dans une entreprise sans représentants du personnel.
- Annoncer la décision dans la convocation : la formule doit rester « licenciement envisagé ».
- Envoyer une LRE sans l’accord préalable du salarié : sans cet accord, la voie électronique n’est pas utilisable.
- Compter le délai à partir de l’envoi au lieu de la présentation de la lettre.
- Ignorer la convention collective : certaines prévoient des garanties supplémentaires, comme une commission de discipline ou des délais plus longs.
Comment envoyer une convocation à entretien préalable par LRE ?
Lorsque le salarié a donné son accord, la lettre recommandée électronique Mail Certificate évite les allers-retours au bureau de poste et les avis de passage non retirés.
- Rédigez ou joignez votre convocation, signée, au format PDF.
- Indiquez le destinataire : nom du salarié, adresse électronique qu’il a communiquée pour ces envois et, avec la LRE Plus, son numéro de portable.
- Validez et payez : la preuve de dépôt est immédiate, avec un horodatage certifié eIDAS par Certigna.
Le salarié est invité par e-mail à accepter ou refuser le courrier. Avec la LRE Plus, à 2,40 €, il doit saisir un code reçu par SMS avant l’ouverture, ce qui limite le risque qu’un tiers accède à un courrier sensible. L’accusé de réception enregistre l’acceptation, le refus ou l’expiration après 15 jours.
Sur le calcul du délai, la prudence s’impose : le destinataire d’une LRE dispose de 15 jours pour accepter le courrier. Fixez donc l’entretien avec une marge suffisante, de façon que le délai de 5 jours ouvrables soit respecté même à partir de la date d’acceptation. Si la date de l’entretien est urgente, la remise en main propre contre décharge reste la voie la plus rapide.
La LRE Standard coûte 1,50 €, sans abonnement. Les autres courriers RH, comme les avertissements et notifications de sanction, sont présentés sur la page entreprises.
Modèle de convocation à entretien préalable à envoyer par LRE
[Raison sociale de l’entreprise]
[Adresse du siège][Prénom Nom du salarié]
[Adresse][Ville], le [Date]
Objet : convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciement
Madame, Monsieur,
Nous envisageons de prendre à votre égard une mesure de licenciement.
En application de l’article L1232-2 du Code du travail, nous vous convoquons à un entretien préalable le [Date] à [Heure], à [Lieu : adresse du lieu de travail ou du siège].
Au cours de cet entretien, nous vous exposerons les motifs de la décision envisagée et recueillerons vos explications.
Vous pouvez vous faire assister lors de cet entretien par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise.
[Si l’entreprise n’a pas de représentants du personnel, ajouter :] Vous pouvez également vous faire assister par un conseiller du salarié de votre choix, inscrit sur la liste dressée par le préfet. Cette liste est disponible à la mairie de [Commune], [Adresse de la mairie], et à l’inspection du travail, [Adresse de l’inspection du travail].
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Nom, fonction et signature du représentant de l’employeur]
Si une mise à pied conservatoire est prononcée en même temps, mentionnez-la dans un paragraphe distinct, avec sa date de prise d’effet.
Convocation à entretien préalable : ce qu’il faut retenir
- La convocation se fait par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge (article L1232-2).
- L’entretien a lieu au moins 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre.
- Objet, date, heure, lieu et modalités d’assistance sont des mentions obligatoires.
- Sans représentants du personnel, indiquez les adresses de la mairie et de l’inspection du travail.
- La LRE suppose l’accord préalable du salarié pour la voie électronique.
- Prévoyez une marge de sécurité dans le calcul du délai.
Questions fréquentes
Peut-on convoquer un salarié à un entretien préalable par e-mail ?
Un e-mail ordinaire ne suffit pas : l’article L1232-2 du Code du travail impose une lettre recommandée ou une remise en main propre contre décharge. La lettre recommandée électronique est assimilée à la lettre recommandée lorsqu’elle respecte les exigences du règlement eIDAS, mais elle suppose que le salarié ait accepté au préalable de recevoir des envois recommandés électroniques.
Comment compter les 5 jours ouvrables avant l’entretien préalable ?
Ne comptez ni le jour de la présentation de la lettre, ni celui de l’entretien. Les jours ouvrables vont du lundi au samedi, hors jours fériés. Pour une lettre présentée un mardi, l’entretien peut se tenir au plus tôt le mardi suivant. Si le délai expire un dimanche ou un jour férié, il est reporté au jour ouvrable suivant.
Que se passe-t-il si le salarié ne vient pas à l’entretien préalable ?
Le salarié n’est pas obligé de se présenter et son absence ne peut pas lui être reprochée. L’employeur peut poursuivre la procédure et envoyer la lettre de licenciement en respectant le délai de 2 jours ouvrables après la date prévue pour l’entretien. Conservez la preuve de présentation de la convocation : elle établit que le salarié a été régulièrement convoqué.
Faut-il indiquer les faits reprochés dans la convocation à entretien préalable ?
Non. La convocation doit indiquer l’objet de l’entretien, sa date, son heure, son lieu et les possibilités d’assistance du salarié. Les motifs sont exposés oralement pendant l’entretien, puis énoncés par écrit dans la lettre de licenciement. Rester factuel et sobre dans la convocation évite de figer prématurément les griefs.
Le salarié peut-il refuser la convocation envoyée par LRE ?
Il peut refuser d’ouvrir la lettre recommandée électronique, mais ce refus est daté et enregistré. Selon Service-Public.fr, le refus ou l’absence de réponse n’empêche pas de considérer la lettre comme régulièrement notifiée. Gardez en tête que la voie électronique n’est possible que si le salarié l’a acceptée au préalable ; à défaut, utilisez la lettre papier.
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Les atouts du parcours
Pourquoi Mail Certificate est pertinent pour cet usage
- Un jeton d’horodatage électronique qualifié est apposé au PDF par le service Certigna utilisé par Mail Certificate.
- Mail Certificate Plus propose une vérification par code envoyé au destinataire.
- Le parcours enregistre les états d’envoi, d’acceptation, de refus et d’expiration.
- Les documents et états disponibles peuvent être réunis dans un dossier de preuves clair et chronologique.
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