La relance de facture impayée est le premier réflexe d’une entreprise dont le client a dépassé l’échéance de paiement. Bien menée, elle règle la plupart des oublis sans abîmer la relation commerciale ; mal datée, elle retarde le recouvrement de plusieurs semaines. L’idéal est de procéder en deux temps : une première relance courtoise, puis une relance ferme avant mise en demeure. Avec la lettre recommandée électronique (LRE) Mail Certificate, chaque relance reçoit une preuve de dépôt immédiate et un accusé de réception. Vous trouverez ci-dessous les règles applicables et deux modèles prêts à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une relance de facture impayée ?
Une relance est un rappel adressé au client pour l’informer qu’une facture arrivée à échéance n’a pas été réglée. Service Public Entreprendre la présente comme la première étape, non obligatoire, du recouvrement amiable, avant la mise en demeure puis, si nécessaire, la procédure judiciaire.
Elle est efficace lorsque l’impayé résulte d’un oubli, d’une facture égarée ou d’une difficulté passagère. Elle l’est beaucoup moins lorsque le client conteste la prestation : dans ce cas, il faut d’abord régler le différend. Service Public Entreprendre recommande aussi de prévenir le service commercial pour éviter de nouvelles commandes tant que l’impayé n’est pas résolu.
La relance n’est pas un préalable obligatoire à la mise en demeure ni à une action en justice. Mais elle donne une trace des efforts amiables du créancier, et une deuxième relance ferme, envoyée par lettre recommandée, prépare utilement le terrain.
Délais de paiement et pénalités : les règles à connaître
Le délai de paiement entre professionnels. Selon Service Public Entreprendre, le délai est en principe de 30 jours à partir de la réception de la marchandise ou de l’exécution de la prestation. Les parties peuvent convenir d’un délai plus long, dans la limite de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois. Certains secteurs ont des délais spécifiques. Face à un particulier, le paiement est généralement exigible immédiatement.
Les pénalités de retard. Entre professionnels, elles doivent figurer dans les conditions générales de vente et s’appliquent pour chaque jour de retard, à partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal, soit 8,25 % selon Service Public Entreprendre. Le Code de commerce recommande le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points, ce qui donne 12,40 % pour le second semestre 2026.
L’indemnité forfaitaire de 40 €. Prévue par les articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce, elle est due pour chaque facture payée en retard, une seule fois par facture. Elle doit être mentionnée sur les factures et dans les CGV. Si vos frais réels de recouvrement sont plus élevés, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.
Aucune relance n’est nécessaire pour faire courir les pénalités. Service Public Entreprendre précise qu’elles s’appliquent sans rappel ni mise en demeure. La relance sert surtout à obtenir le paiement et à constituer le dossier.
Face à un consommateur, les pénalités de retard et l’indemnité de 40 € ne s’appliquent pas de plein droit. Les intérêts au taux légal courent à compter de la mise en demeure, selon l’article 1344-1 du Code civil.
Le délai pour agir. Une créance entre commerçants se prescrit en principe par 5 ans. L’action d’un professionnel contre un consommateur pour les biens ou services qu’il lui a fournis se prescrit par 2 ans. Les relances n’interrompent pas ces délais.
Procédure étape par étape
- Contrôlez la facture : mentions obligatoires, date d’échéance, bon de commande ou devis signé.
- Vérifiez l’encaissement : un virement peut être en cours ou mal référencé.
- Le lendemain de l’échéance, faites un rappel courtois par téléphone ou par e-mail.
- Une à deux semaines plus tard, envoyez la première relance écrite, avec la facture en pièce jointe.
- Sans réponse après 15 jours, envoyez la relance avant mise en demeure par lettre recommandée, en rappelant les pénalités et l’indemnité de 40 €.
- Passez à la mise en demeure si le délai fixé expire sans paiement ni proposition.
- Engagez le recouvrement judiciaire : injonction de payer, procédure simplifiée pour les petites créances, ou assignation.
| Moment | Action | Canal conseillé |
|---|---|---|
| Échéance + 1 jour | Rappel courtois | Téléphone ou e-mail |
| Échéance + 7 à 15 jours | Première relance écrite | E-mail ou LRE |
| Échéance + 30 jours environ | Relance avant mise en demeure | Lettre recommandée avec accusé de réception |
| Après expiration du délai fixé | Mise en demeure | Lettre recommandée avec accusé de réception |
| Sans paiement | Recouvrement judiciaire | Tribunal ou commissaire de justice |
Les erreurs à éviter
- Attendre plusieurs mois : plus une facture vieillit, plus elle est difficile à recouvrer.
- Relancer sans joindre la facture : le client perd du temps à la retrouver, ou prétend ne jamais l’avoir reçue.
- Oublier les pénalités et l’indemnité de 40 € alors qu’elles sont dues de plein droit entre professionnels.
- Appliquer ces pénalités à un particulier : elles ne s’appliquent pas de plein droit aux consommateurs.
- Multiplier les relances identiques : au-delà de deux, passez à la mise en demeure.
- Négliger la trace écrite : un rappel téléphonique non suivi d’un courrier ne prouve rien.
Comment envoyer une relance de facture par LRE ?
Le mail recommandé Mail Certificate permet de relancer un client professionnel en quelques minutes, avec une preuve datée de l’envoi et de la réception. Un professionnel n’a pas à donner son accord préalable pour recevoir une lettre recommandée électronique.
- Rédigez ou joignez votre relance, en ajoutant la facture concernée au format PDF.
- Indiquez le destinataire : le service comptabilité ou la personne qui a passé commande.
- Validez et payez : le courrier est horodaté par Certigna, selon un horodatage certifié eIDAS, et la preuve de dépôt est disponible aussitôt.
Chaque envoi porte une référence que vous pouvez reporter dans votre logiciel de facturation. L’accusé de réception enregistre ensuite l’acceptation, le refus ou l’expiration après 15 jours. Ce suivi vous indique quand passer à l’étape suivante. L’équivalent de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), 100 % en ligne, dès 1,50 €.
La LRE Standard coûte 1,50 € et la LRE Plus 2,40 €, sans abonnement. Pour une entreprise qui relance plusieurs clients chaque mois, l’écart avec la lettre recommandée en ligne de La Poste, affichée « à partir de 7,35 € », est sensible. Les usages professionnels sont présentés sur la page entreprises.
Modèles de relance de facture impayée à envoyer par LRE
Modèle 1 : première relance
[Raison sociale de votre entreprise]
[Adresse] — [SIRET][Raison sociale du client]
À l’attention de [Nom du contact ou service comptabilité]
[Adresse][Ville], le [Date]
Objet : relance — facture n° [Numéro] du [Date de la facture]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, la facture n° [Numéro] d’un montant de [Montant TTC] €, émise le [Date] pour [Description de la prestation], arrivait à échéance le [Date d’échéance] et demeure impayée à ce jour.
Il s’agit peut-être d’un simple oubli. Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, par virement sur le compte [IBAN] en indiquant la référence [Numéro de facture].
Vous trouverez la facture en pièce jointe. Si votre paiement a été effectué entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce courrier.
Nous restons à votre disposition pour toute question.
Cordialement,
[Nom, fonction, coordonnées]
Modèle 2 : relance avant mise en demeure
[Raison sociale de votre entreprise]
[Adresse] — [SIRET][Raison sociale du client]
[Adresse][Ville], le [Date]
Objet : dernière relance avant mise en demeure — facture n° [Numéro]
Madame, Monsieur,
Malgré notre relance du [Date de la première relance], la facture n° [Numéro] du [Date], d’un montant de [Montant TTC] €, échue le [Date d’échéance], reste impayée.
Conformément à nos conditions générales de vente et à l’article L441-10 du Code de commerce, ce retard entraîne l’application de pénalités de retard au taux de [Taux] % et d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. À ce jour, les sommes dues s’élèvent à :
- principal : [Montant] € ;\
- pénalités de retard au [Date] : [Montant] € ;\
- indemnité forfaitaire : 40 €.
Nous vous demandons de régler l’intégralité de ces sommes au plus tard le [Date limite]. À défaut, nous vous adresserons une mise en demeure de payer, puis engagerons une procédure de recouvrement.
Si un différend explique ce retard, nous vous invitons à nous en faire part avant cette date.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Nom, fonction, signature]
Pièce jointe : facture n° [Numéro]
Pour un client particulier, retirez du modèle 2 les pénalités et l’indemnité forfaitaire, qui ne s’appliquent qu’entre professionnels.
Relance de facture impayée : ce qu’il faut retenir
- Relancez dès le lendemain de l’échéance, puis par écrit une à deux semaines plus tard.
- Entre professionnels, les pénalités de retard et l’indemnité de 40 € sont dues sans rappel.
- Deux relances suffisent : la seconde annonce la mise en demeure.
- Joignez toujours la facture et indiquez une date limite précise.
- Une LRE adressée à une entreprise ne nécessite pas son accord préalable.
- Les relances n’interrompent pas la prescription : surveillez le délai pour agir.
Questions fréquentes
Combien de relances envoyer avant une mise en demeure ?
Aucun nombre n’est imposé. Service Public Entreprendre indique que si la relance ne fonctionne pas, il n’est pas utile d’en multiplier d’autres : il faut passer à la mise en demeure. En pratique, un rappel informel suivi de deux relances écrites, dont la dernière par lettre recommandée, laisse au client une chance raisonnable de régulariser.
Puis-je facturer l’indemnité de 40 € dès le premier jour de retard ?
Oui, entre professionnels. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est due de plein droit dès que la facture n’est pas payée à l’échéance, sans rappel préalable. Elle s’applique une seule fois par facture, quelle que soit la durée du retard. Elle doit cependant figurer sur vos factures et dans vos conditions générales de vente.
Comment calculer les pénalités de retard sur une facture impayée ?
Multipliez le montant TTC de la facture par le taux prévu dans vos conditions générales, puis par le nombre de jours de retard divisé par 365. À défaut de taux contractuel, c’est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points qui s’applique, soit 12,40 % au second semestre 2026. Le taux ne peut jamais être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.
Une relance de facture par e-mail suffit-elle ?
Pour un premier rappel, oui. Pour la relance avant mise en demeure, mieux vaut un envoi qui prouve la date et la réception, car il servira de pièce si vous déposez une requête en injonction de payer. Une lettre recommandée électronique adressée à un client professionnel apporte cette preuve sans imposer son accord préalable.
Que faire si le client conteste la facture après la relance ?
Suspendez les relances et traitez le désaccord : demandez par écrit l’objet précis de la contestation, apportez les preuves de livraison ou d’exécution, proposez un avoir partiel si la réclamation est fondée. Service Public Entreprendre rappelle qu’un litige doit être réglé avant de poursuivre le recouvrement amiable. Si le différend persiste, l’assignation en paiement sera plus adaptée que l’injonction.
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Les atouts du parcours
Pourquoi Mail Certificate est pertinent pour cet usage
- Chaque parcours fournit une référence d’envoi qui facilite le classement et le suivi du dossier.
- Le parcours enregistre les états d’envoi, d’acceptation, de refus et d’expiration.
- Un jeton d’horodatage électronique qualifié est apposé au PDF par le service Certigna utilisé par Mail Certificate.
Prêt à envoyer votre lettre recommandée ?
Envoyez votre lettre recommandée électronique en quelques minutes, avec preuve de dépôt et accusé de réception, dès 1,50 €.
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