Dépôt de garantie : modèle de lettre recommandée de restitution

La restitution du dépôt de garantie se réclame par écrit, et un modèle de lettre recommandée adapté à votre situation vous fait gagner du temps : le bailleur dispose d’un ou de deux mois après la remise des clés pour rembourser, selon l’état des lieux de sortie. Passé ce délai, la somme due est majorée chaque mois. Ce guide explique l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, les retenues autorisées et la marche à suivre. Avec la lettre recommandée électronique (LRE) Mail Certificate, votre demande part en quelques minutes et vous gardez une trace datée de chaque relance.

Qu’est-ce que le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie est la somme versée par le locataire à la signature du bail pour garantir l’exécution de ses obligations : loyers, charges, réparations locatives. Ce n’est pas une avance sur loyer. Le bailleur la conserve pendant toute la location, sans intérêts, puis la rend au départ du locataire, déduction faite des sommes qu’il peut justifier.

Son montant est plafonné : un mois de loyer hors charges pour un logement vide, deux mois pour un logement meublé. Il ne peut pas être révisé en cours de bail ni lors de son renouvellement.

La restitution concerne le locataire sortant. Elle est déclenchée par la remise des clés, et non par la date de fin du préavis. Si vous partez avant la fin de votre préavis et rendez les clés plus tôt, c’est cette remise qui fait courir le délai.

Les délais de restitution de l’article 22

La loi distingue deux situations, selon la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie.

Situation à la sortie	Délai maximal de restitution	Point de départ
État des lieux de sortie conforme à celui d’entrée	1 mois	Remise des clés
Différences constatées entre les deux états des lieux	2 mois	Remise des clés
Logement en copropriété : provision conservée	Solde dans le mois suivant l’approbation des comptes	Arrêté annuel des comptes de l’immeuble
Retard du bailleur	Majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges	Pour chaque mois de retard commencé

Les retenues doivent être justifiées : devis ou factures de remise en état, décompte des loyers ou charges impayés, régularisation de charges. L’usure normale du logement, liée au temps et à un usage ordinaire, ne peut pas être facturée au locataire. Une peinture défraîchie après huit ans d’occupation n’a pas la même valeur qu’un mur percé ou une moquette brûlée.

Dans un immeuble en copropriété, le bailleur peut conserver une provision, au plus 20 % du dépôt de garantie, en attendant l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Le solde doit être restitué dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes.

La majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé est automatique. Elle ne s’applique pas lorsque le retard vient du locataire qui n’a pas communiqué sa nouvelle adresse lors de la remise des clés. Pensez à l’inscrire sur l’état des lieux de sortie ou à l’indiquer par écrit le jour même.

Procédure étape par étape

1. Remettez les clés contre un écrit. L’état des lieux de sortie signé ou un reçu daté fixe le point de départ du délai.
2. Communiquez votre nouvelle adresse et votre RIB. Inscrivez-les sur l’état des lieux ou dans un courrier envoyé le jour de la remise.
3. Comparez les deux états des lieux. Repérez les différences signalées et distinguez ce qui relève de l’usure normale.
4. Notez la date limite. Un mois ou deux mois après la remise des clés, selon le résultat de la comparaison.
5. Envoyez une demande de restitution dès l’échéance dépassée, ou avant si vous voulez rappeler vos coordonnées et le délai légal.
6. Contestez les retenues injustifiées. Demandez les devis ou factures correspondant à chaque somme déduite.
7. Saisissez la commission départementale de conciliation si le désaccord persiste, avant d’envisager le juge des contentieux de la protection.

La démarche amiable est utile à double titre : elle règle souvent le dossier, et elle montre au conciliateur comme au juge que vous avez laissé au bailleur l’occasion de rembourser. Notre guide sur les litiges et la préparation d’une réclamation aide à constituer ce dossier.

Les erreurs à éviter

• Retenir le dernier loyer « en compensation ». Le locataire ne peut pas payer son dernier mois avec le dépôt de garantie. Cette pratique peut donner lieu à une réclamation du bailleur.
• Partir sans laisser d’adresse. Sans nouvelle adresse, la majoration pour retard ne s’applique pas et le bailleur peut avoir du mal à vous rembourser.
• Signer un état des lieux incomplet. Les réserves se notent au moment de la sortie, pas trois semaines plus tard.
• Réclamer trop tôt. Une demande envoyée dix jours après la remise des clés arrive avant l’échéance : rappelez le délai plutôt que d’accuser un retard.
• Accepter une retenue forfaitaire. Une somme ronde, sans facture ni devis, n’est pas une retenue justifiée au sens de l’article 22.
• Ne garder aucune trace de la demande. Un appel téléphonique ne laisse rien à présenter à la commission de conciliation.

Comment envoyer votre demande de restitution par LRE ?

Pour une première demande, comme pour une relance, l’écrit daté reste votre meilleur appui. Le parcours Mail Certificate se déroule en trois étapes :

1. Rédigez votre demande dans l’éditeur ou joignez-la au format PDF, avec la copie des états des lieux.
2. Indiquez le destinataire : l’adresse e-mail du bailleur ou de l’agence qui gérait le bail.
3. Validez et payez : la demande part aussitôt, de jour comme de nuit.

Le dépôt est horodaté par Certigna selon le règlement eIDAS : vous recevez une preuve de dépôt immédiate, qui fixe la date de votre réclamation. Le destinataire choisit d’accepter ou de refuser le courrier, et l’absence de réponse est enregistrée comme une expiration après 15 jours. Cet accusé de réception rejoint votre dossier à côté des états des lieux.

Si votre ancien bailleur est un particulier, il doit avoir accepté de recevoir des recommandés électroniques ; une agence immobilière, en revanche, peut les recevoir sans accord préalable. L’équivalent de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), 100 % en ligne, dès 1,50 €. Comptez 1,50 € en LRE Standard et 2,40 € en LRE Plus, avec code SMS, sans abonnement. Un envoi en LRAR en ligne revient environ cinq fois moins cher qu’une lettre recommandée papier.

Modèle de lettre de demande de restitution à envoyer par LRE

Adaptez le paragraphe central selon que l’état des lieux de sortie est conforme ou non.

[Nom] [Prénom]
[Nouvelle adresse]
[Adresse e-mail]

[Nom du bailleur ou de l’agence]
[Adresse]

Le [Date]

Objet : restitution du dépôt de garantie — logement situé [Adresse du logement]

Madame, Monsieur,

J’ai quitté le logement situé au [Adresse du logement] et vous en ai remis les clés le [Date de remise des clés]. Lors de la signature du bail, je vous avais versé un dépôt de garantie de [Montant] €.

L’état des lieux de sortie [est conforme à l’état des lieux d’entrée / fait apparaître les différences suivantes : …]. Conformément à l’article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le dépôt de garantie devait m’être restitué dans un délai de [un mois / deux mois] à compter de la remise des clés, soit au plus tard le [Date limite].

Je vous remercie de bien vouloir me rembourser la somme de [Montant] € par virement sur le compte dont le RIB est joint. Si vous entendez opérer une retenue, je vous prie de m’adresser les justificatifs correspondants.

Je vous rappelle qu’à défaut de restitution dans le délai légal, le montant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Nom] [Prénom]

Dépôt de garantie : ce qu’il faut retenir

• Le délai de restitution est d’un mois si les états des lieux concordent, de deux mois sinon.
• Il court à compter de la remise des clés, pas de la fin du préavis.
• Chaque retenue doit être justifiée par une facture, un devis ou un décompte.
• Le retard entraîne une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé.
• Laissez votre nouvelle adresse au bailleur le jour du départ.
• Une demande écrite et datée prépare une éventuelle saisine de la commission de conciliation.

Questions fréquentes

Quand commence le délai de restitution du dépôt de garantie ?

Le délai court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire. Si vous rendez les clés avant la fin du préavis, c’est cette date qui compte. Faites-la constater par écrit, sur l’état des lieux de sortie ou par un reçu daté, afin de pouvoir calculer sans contestation l’échéance d’un mois ou de deux mois.

Comment se calcule la majoration de 10 % pour retard ?

La majoration est égale à 10 % du loyer mensuel hors charges, pour chaque période mensuelle commencée en retard. Avec un loyer de 700 € hors charges et deux mois de retard entamés, elle atteint 140 €, qui s’ajoutent au dépôt restant dû. Elle n’est pas due si le retard s’explique par l’absence de nouvelle adresse communiquée par le locataire.

Le bailleur peut-il garder le dépôt de garantie pour des travaux de peinture ?

Seulement si les dégradations dépassent l’usure normale et apparaissent en comparant les deux états des lieux. Après plusieurs années d’occupation, un jaunissement de la peinture relève de l’usure. Des trous, des taches importantes ou des couleurs imposées sans accord peuvent justifier une retenue, à condition d’être chiffrés par un devis ou une facture.

Qui saisir si le dépôt de garantie n’est toujours pas rendu ?

Après une demande écrite restée sans réponse, vous pouvez saisir gratuitement la commission départementale de conciliation, ou faire appel à un conciliateur de justice. Si la conciliation échoue, le juge des contentieux de la protection est compétent. Joignez à votre saisine le bail, les états des lieux, la preuve de remise des clés et vos courriers datés.

Peut-on réclamer son dépôt de garantie à une agence immobilière par LRE ?

Oui. Lorsque l’agence gère le bail pour le compte du propriétaire, vous pouvez lui adresser la demande, en mentionnant le nom du bailleur. Une agence étant un professionnel, aucun accord préalable n’est nécessaire pour lui envoyer une lettre recommandée électronique. L’accusé de réception indique la date à laquelle elle a accepté votre courrier.

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